Organisation documentaire administrative

[ INTAKE — STRUCTURE — VALIDATION — ARCHIVE ]

Des flux documentaires bien organisés,
du premier brouillon à l'archivage.

Kalamos accompagne les PME fribourgeoises dans la structuration de leurs documents administratifs internes — sans jargon, sans promesses hors de propos.

Demander un entretien Voir nos solutions

+41 26 347 81 62 [email protected] Fribourg, CH

NOS SOLUTIONS

Trois formules pour organiser vos documents

Chaque prestation est définie en termes d'étendue et de livrable. Aucun jargon, aucune promesse hors de propos — uniquement un accompagnement administratif et organisationnel concret.

[ SOL — 01 ]

Évaluation du flux documentaire

Analyse structurée de la façon dont les documents administratifs circulent au sein de votre organisation : création, vérification, divergences de version, ressaisies inutiles. Destinée aux structures de cinq à cinquante personnes dont les habitudes ne suivent plus la croissance.

Demi-journée sur site
Entretiens avec jusqu'à 4 collaborateurs
Rapport écrit avec carte de processus
Convention de nommage livrable immédiatement

CHF 180 En savoir plus

Construction d'une bibliothèque de modèles

[ SOL — 02 ]

Construction de bibliothèque de modèles

Nous constituons un ensemble cohérent de modèles de documents : en-tête, notes internes, procès-verbaux, bons de commande, bulletins de livraison, offres et couvertures de rapport — partageant un système typographique unique et des styles corrects.

Jusqu'à 12 modèles dans votre suite bureautique
Deux séries de corrections incluses
Livraison sous dix jours ouvrés
Session de passation d'une heure

CHF 640 En savoir plus

[ SOL — 03 ]

Mandat de support documentaire

Un dispositif continu pour les organisations qui produisent régulièrement des documents structurés. Nous préparons, mettons en forme et relisons les livrables récurrents, maintenons la bibliothèque de modèles, gérons la structure d'archivage et servons de référence pour toute question documentaire.

16 heures par mois sur 6 mois
Réunion de suivi trimestrielle
Archive partagée maintenue
Intégration des nouveaux collaborateurs

CHF 950/mois En savoir plus

POURQUOI KALAMOS

Un cadre de travail mesuré, pas de promesses floues

Étendue définie par contrat

Chaque prestation précise le nombre de modèles, les jours d'intervention et les livrables attendus. Pas de travaux hors périmètre sans accord préalable.

Confidentialité des données internes

Les documents qui nous sont confiés restent sous accord de confidentialité. Aucun contenu client n'est réutilisé à d'autres fins.

Indépendance vis-à-vis du logiciel

Nos modèles sont produits dans la suite bureautique que vous utilisez déjà. Pas de migration, pas d'abonnement supplémentaire requis.

Délais clairs

La bibliothèque de modèles est livrée dans les dix jours ouvrés. Le calendrier de chaque intervention est communiqué par écrit avant le démarrage.

Tarifs annoncés

Les prix sont affichés : CHF 180 pour l'évaluation, CHF 640 pour la bibliothèque, CHF 950 par mois pour le mandat. Aucun supplément non convenu.

Transmission à votre équipe

Chaque prestation inclut un temps de passation : vos collaborateurs repartent avec les conventions et les guides nécessaires pour maintenir l'organisation documentaire de manière autonome.

[ PRISE DE CONTACT ]

Vos documents méritent une organisation qui tient dans la durée.

Décrivez-nous votre situation actuelle. Nous vous répondons sous deux jours ouvrés pour convenir d'un premier échange sans formalité.

Soumettre une demande +41 26 347 81 62

[email protected] — Boulevard de Pérolles 28, 1700 Fribourg

QUESTIONS FRÉQUENTES

Ce que nos clients demandent souvent

À partir de quelle taille d'entreprise intervenons-nous ?

Nos prestations sont calibrées pour des organisations de cinq à cinquante personnes. En deçà, la charge documentaire ne justifie généralement pas un accompagnement structuré. Au-delà, les besoins dépassent ce que nous couvrons dans le cadre de nos formules actuelles.

Quelles suites bureautiques prenez-vous en charge ?

Nous travaillons avec Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et LibreOffice. Si votre organisation utilise une autre suite, indiquez-le lors de votre prise de contact et nous vous ferons part de notre capacité à intervenir.

Comment se déroule l'évaluation de flux documentaire ?

Nous passons une demi-journée dans vos locaux à Fribourg ou dans la région. Nous menons des entretiens courts avec jusqu'à quatre membres de l'équipe, puis nous documentons les points de friction observés. Le rapport écrit, accompagné d'une carte de processus et d'une convention de nommage, vous est remis dans les cinq jours ouvrés suivant la visite.

Fournissez-vous des conseils juridiques, fiscaux ou comptables ?

Non. Kalamos intervient exclusivement sur l'organisation interne et la mise en forme des documents administratifs. Nous ne fournissons aucun avis dans les domaines réglementés (droit, fiscalité, comptabilité, médecine). Si votre document requiert une validation spécialisée, vous devrez faire appel au professionnel compétent.

Peut-on commander d'abord l'évaluation, puis la bibliothèque ?

Oui. Chaque prestation peut être commandée séparément. Certains clients commencent par l'évaluation de flux pour identifier les priorités, puis décident s'ils souhaitent passer à la construction de la bibliothèque. Il n'existe pas d'obligation de progression entre les formules.

Comment les données et documents qui vous sont confiés sont-ils protégés ?

Tous les documents reçus sont couverts par un accord de confidentialité inclus dans nos conditions générales. Nous ne conservons pas de copies au-delà de la durée de la prestation et n'utilisons aucun contenu client à des fins d'exemples ou de démonstration sans autorisation écrite préalable.

LOCALISATION

Notre bureau à Fribourg

Boulevard de Pérolles 28, 1700 Fribourg, Suisse

CONTACT

Prenons contact

Décrivez votre situation documentaire actuelle et indiquez vos disponibilités. Nous vous répondons dans les deux jours ouvrés.

Coordonnées

TÉLÉPHONE

+41 26 347 81 62

COURRIEL

[email protected]

ADRESSE

Boulevard de Pérolles 28
1700 Fribourg, Suisse

HORAIRES

Lundi–jeudi : 08h30–12h00 / 13h30–17h30
Vendredi : 08h30–12h00
Samedi–dimanche : fermé

Des flux documentaires bien organisés,du premier brouillon à l'archivage.