Conditions générales

01

Définitions

Dans les présentes conditions générales, les termes suivants ont les significations indiquées :

• « Kalamos » / « nous » : la société Kalamos, sise Boulevard de Pérolles 28, 1700 Fribourg, Suisse.
• « Client » / « vous » : toute personne physique ou morale qui commande l'une de nos prestations ou utilise notre site.
• « Prestation » : l'un des services décrits dans notre offre (évaluation de flux documentaire, construction de bibliothèque de modèles, mandat de support documentaire).
• « Accord » : le devis accepté ou la commande confirmée, complété par les présentes conditions générales.
• « Documents clients » : tout fichier, contenu ou information transmis par le Client à Kalamos dans le cadre d'une prestation.

02

Acceptation des conditions

En confirmant une commande, en signant un devis ou en utilisant notre site, vous acceptez les présentes conditions générales dans leur intégralité. La personne qui passe commande pour le compte d'une organisation déclare disposer du pouvoir de l'engager contractuellement.

Nos prestations sont réservées aux personnes majeures (18 ans révolus) ou aux organisations représentées par une personne majeure ayant le pouvoir d'agir en leur nom.

03

Description des prestations

Kalamos propose des prestations d'organisation et de mise en forme documentaire à usage administratif interne. Ces prestations n'incluent aucun conseil dans les domaines réglementés (droit, fiscalité, comptabilité, médecine ou tout autre domaine nécessitant une autorisation professionnelle spécifique).

L'étendue précise de chaque prestation (nombre de modèles, jours d'intervention, livrables attendus, délais) est définie dans le devis ou la confirmation de commande et prime sur toute description générale figurant dans nos supports de communication.

04

Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Fournir les informations et accès nécessaires à l'exécution de la prestation dans les délais convenus
• Désigner un interlocuteur interne disponible pour les échanges et validations
• S'assurer que les documents transmis à Kalamos peuvent légalement être partagés (droits, confidentialité tiers)
• Formuler ses observations et retours dans les délais précisés dans le devis
• Ne pas utiliser les livrables produits par Kalamos à des fins contraires à la loi

05

Propriété intellectuelle

À compter du paiement intégral de la prestation, le Client dispose d'un droit d'usage illimité et non exclusif sur les modèles et livrables produits par Kalamos dans le cadre de la commande. Ce droit est lié à l'usage interne du Client et ne peut être cédé à des tiers sans accord écrit de Kalamos.

Les méthodes, conventions et outils développés par Kalamos de manière indépendante demeurent la propriété exclusive de Kalamos. Les documents transmis par le Client restent sa propriété exclusive.

06

Conditions de paiement

Les tarifs sont libellés en francs suisses (CHF) et s'entendent hors TVA. Le paiement est dû dans les 30 jours suivant la date de facturation, sauf accord écrit contraire.

• Évaluation de flux documentaire : CHF 180 — facturation à la livraison du rapport
• Bibliothèque de modèles : CHF 640 — facturation en deux versements (50% à la commande, 50% à la livraison)
• Mandat mensuel : CHF 950 par mois — facturation mensuelle en début de période

En cas de retard de paiement, des intérêts moratoires au taux légal suisse peuvent être réclamés. Kalamos se réserve le droit de suspendre les prestations en cours en cas d'impayé non régularisé dans les 15 jours suivant une mise en demeure.

07

Exécution et périmètre

Les délais de livraison indiqués dans les descriptions de prestations (cinq jours ouvrés pour le rapport d'évaluation, dix jours ouvrés pour la bibliothèque de modèles) courent à compter de la réception de tous les éléments nécessaires de la part du Client.

Toute demande de travaux dépassant le périmètre défini dans le devis fera l'objet d'un accord écrit séparé avant exécution. Nous ne facturerons pas de travaux hors périmètre sans accord préalable du Client.

Les deux séries de corrections incluses dans la bibliothèque de modèles doivent être demandées dans un délai de 30 jours à compter de la livraison initiale.

08

Confidentialité

Kalamos s'engage à traiter comme confidentiels tous les Documents clients reçus dans le cadre d'une prestation. Cet engagement couvre :

• La non-divulgation à des tiers non impliqués dans la prestation
• La non-utilisation des documents à des fins de démonstration, de formation interne ou de portfolio sans accord écrit du Client
• La suppression des Documents clients à la fin de la prestation ou sur demande du Client

La même obligation de confidentialité est imposée à tout collaborateur ou sous-traitant de Kalamos susceptible d'accéder aux Documents clients.

09

Exclusions et avertissements

Nos prestations portent exclusivement sur l'organisation et la mise en forme documentaire à usage administratif interne. Nous déclinons toute responsabilité quant :

• Aux conséquences juridiques, fiscales ou réglementaires des documents produits
• À l'adéquation des conventions ou modèles à des exigences légales spécifiques non communiquées lors du cadrage
• Aux résultats obtenus par le Client grâce aux livrables (délais, décisions d'autorités, etc.)
• Aux pertes de données résultant de problèmes techniques hors de notre contrôle

10

Limitation de responsabilité

La responsabilité de Kalamos est limitée, en tout état de cause, au montant des honoraires effectivement perçus dans le cadre de la prestation concernée. Kalamos n'est pas responsable des dommages indirects, pertes d'exploitation ou préjudices consécutifs.

Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave de Kalamos.

11

Résiliation

Chaque partie peut mettre fin au mandat mensuel par notification écrite avec un préavis de 30 jours. Les honoraires des heures déjà effectuées restent dus. Pour les prestations ponctuelles (évaluation, bibliothèque), la résiliation après démarrage donne lieu à facturation des heures effectuées.

En cas de manquement grave non réparé dans les 15 jours suivant une mise en demeure, la partie lésée peut résilier sans préavis.

12

Droit applicable et for

Les présentes conditions générales sont régies par le droit suisse, à l'exclusion des règles de conflit de lois. Le for exclusif pour tout litige est le Tribunal du canton de Fribourg.

Avant toute procédure judiciaire, les parties s'engagent à rechercher une résolution amiable dans un délai de 30 jours suivant la notification écrite du litige.

13

Dispositions générales

Si une clause des présentes conditions est déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses restent en vigueur. La renonciation à faire valoir un droit ne vaut pas renonciation définitive. Les présentes conditions, complétées par le devis accepté, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties pour la prestation concernée.

14

Modifications des conditions

Kalamos se réserve le droit de modifier les présentes conditions. Les modifications entrent en vigueur dès leur publication sur ce site et s'appliquent aux commandes passées après cette date. Les commandes antérieures restent régies par les conditions en vigueur au moment de leur passation.